Говорят, в своих неудачах нужно сознаваться в открытую. Сегодня, когда все мои ошибки исправили профессионалы, я могу подробно рассказать, как потратил уйму времени, попытавшись сэкономить смешные деньги. Забегая вперед, скажу, что спасли меня классные ребята из «Первого Городского Архива», они разгребли все мои жалкие попытки стать крутым парнем и сделать архив самостоятельно. Если вы оказались в таком же запутанном положении, вам помогут тут.
Одна гениальная (нет!) идея
Первые несколько лет ведения бизнеса я вообще не задумывался о том, что нам нужен архив. Дела шли неплохо, но не так, чтобы прям невозможно было справиться с документооборотом. В общем, что называется, нужды не было.
Но потом я узнал, что, оказывается, если вдруг надумаешь закрывать компанию или придется ликвидироваться, то придется сдавать документы в архив. Это, кстати, и правда, так, вот тут, по ссылке вы можете почитать о том, что об этом говорят профессионалы.
В общем, стало мне как-то не по себе. И решил я сделать архив. Но почему-то подумал, что легко справлюсь своими силами, мол, что там – бумажки разобрать.
Наивный, в общем, был!
Отсутствие плана
Я почитал советы в интернете и начал составлять план. На бумажке все казалось очень просто: собрать все, что есть, разделить на категории и аккуратненько сложить.
Сами понимаете, план был никудышный, но мне-то казалось, что я молодец и быстренько со всем справлюсь.
По моему недо-плану предполагалось, что я разберусь, что из той кипы бумаг, которую я собрал в своем кабинете, нужно хранить, а что нет. Потом нужно было восстановить утраченные документы, избавить от лишнего (тут я уже начал нервно похихикивать), а потом – внимание – определиться со сроками хранения каждого документа.
На этом этапе я уже понял, что взял на себя неподъемную ношу. Потому что стало ясно, что придется проштудировать кучу законов и вообще по сути осваивать новую профессию – архивариуса.
Но я так просто не сдаюсь! В итоге на возню с документами я потратить почти четыре месяца (потому что работу-то основную никто не отменял), понял, что не сделал и трети. Почувствовал, что я где-то не прав. И сдался.
Счастливый финал
К счастью оказалось, что мой бухгалтер на своей прошлой работе уже имела дело с компанией «Первый Городской Архив». Она и посоветовала мне обратиться к ним (справедливости ради, отмечу, что она советовала это сразу, но я же сам!).
Из ПГА к нам приехали замечательные ребята (нет-нет, не мудрые старцы с засыпанной книжной пылью бородой, а вполне современные, приятные в общении и, главное, четкие и организованные люди) и они, вы не поверите, всего за несколько дней сделали все! Все полностью, включая вывоз всего этого сокровища на внеофисное хранение. Потому я после моих страданий видеть эти документы возле себя не мог.
В общем, к чему я это? Во-первых, ПГА – спасибо, большое человеческое спасибо! А во-вторых, ребята, не повторяйте моих ошибок. Архивариусы берут за свою работу совсем не большие деньги, но сколько времени и нервов они вам сэкономят – вы не представляете.
Александр Лихачев, предприниматель